Come finance e IT possono tagliare i costi SaaS insieme

Immagina questa scena.

Fine mese. Sul conto corrente aziendale arriva una spesa da 7.000 euro. Finance riceve la fattura e si guarda intorno: nessuno sa di preciso chi abbia attivato quel tool. Intanto, l’IT riceve un ticket urgente: “Il nuovo software non funziona, potete fare qualcosa?”. Ma il tool è stato acquistato mesi fa, senza passare da loro.

Due reparti, due punti di vista, un solo problema: non parlarsi mai fino a quando è troppo tardi.

Quando i software entrano in azienda senza visibilità o coordinamento, ogni reparto si muove in autonomia. Finance scopre i costi solo a posteriori, quando è già tardi per intervenire. L’IT invece viene chiamato in causa solo quando qualcosa si rompe, rallenta o espone l’azienda a un rischio.

Non è una questione tecnica. È una questione di governance. 

Ogni team vede solo un pezzo del puzzle, ma nessuno ha in mano l’immagine completa. Si prendono decisioni con le migliori intenzioni, ma in assenza di una visione condivisa, la frammentazione diventa spreco strutturale.

E se invece Finance e IT facessero squadra?

Perché Finance e IT hanno bisogno l’uno dell’altro

Se vuoi davvero fermare gli sprechi SaaS, non basta guardare il problema da una sola prospettiva.

Finance guarda ai numeri: tiene d’occhio i costi, assegna i budget, cerca equilibrio tra crescita e sostenibilità con l’obiettivo di spendere meno, e spendere meglio.

IT guarda alla parte tecnica. Valuta se un software è sicuro, compatibile, adatto al contesto tecnico. Si fa domande che Finance non si pone: funziona? come si integra con il resto dello stack? chi lo userà davvero?

Due missioni diverse, un solo obiettivo: fare scelte intelligenti.

Se Finance approva un tool senza coinvolgere IT, rischia di comprare qualcosa che non funziona. Se IT lo implementa senza passare da Finance, rischia di sforare budget o violare le policy.

Solo lavorando insieme si può valutare davvero se un software serve, se è adatto, e se vale la spesa. IT valuta il come. Finance valuta il perché e soprattutto il quanto.

Quando manca questo allineamento, succede che fino al 30% della spesa software viene buttato. Non perché le persone non siano competenti, ma perché mancano strumenti, visibilità e collaborazione.

Serve una governance condivisa. Serve una regia unica tra chi controlla i conti, chi garantisce la tecnica, e chi usa davvero i tool ogni giorno.

Best practice di collaborazione interfunzionale

Finance e IT possono (e dovrebbero!) lavorare fianco a fianco. Ecco cinque mosse per tagliare i costi, insieme. 

1. Programmare un Software Spend Meeting mensile

Un’ora al mese può salvare decine di migliaia di euro l’anno.

Sedetevi insieme—Finance, IT e, quando serve, le business unit. Rivedete i nuovi software richiesti, i rinnovi in arrivo, l’adozione reale di quelli già attivi. Fate pulizia, fate domande, fate squadra.

Un incontro strategico che permette di agire in tempo. Una governance predittiva che si basa su dati aggiornati, alert mirati e decisioni informate.

Con WithLess, hai già la situazione sotto controllo. Tutti i tool, i costi, le date di rinnovo e gli alert sono raccolti in una dashboard condivisa, aggiornata in tempo reale. Così potete concentrarvi sulle decisioni, non sulla caccia ai dati.

2. Introdurre un processo condiviso di approvazione

Ogni richiesta di nuovo software dovrebbe seguire lo stesso percorso.

Parte da un intake strutturato, dove chi propone spiega a cosa serve, che problema risolve e quanto costerà. Poi passa al doppio check: IT valuta la parte tecnica, Finance valuta quella economica.

Niente più approvazioni via chat o acquisti con carta personale. Con un flusso approvativo multilivello, ognuno fa il proprio mestiere, ma nessuno decide da solo. La responsabilità è distribuita, le decisioni sono tracciabili, gli sprechi evitati in partenza.

Protip: E se ci fosse un metodo standardizzato per fare tutto questo?

È quello che fa WithLess: ogni richiesta passa da un flusso digitale con approvazione multilivello, visibile e tracciata. Le policy sono integrate, gli stakeholder giusti vengono coinvolti al momento giusto.

3. Usare una dashboard unica per tutto lo stack software

Se ogni team lavora su Excel diversi, il risultato è solo uno: confusione.

Serve una dashboard unica, dove Finance e IT vedano gli stessi dati—tool attivi, costi, owner, scadenze, rinnovi. Un’unica fonte di verità, aggiornata in tempo reale.

WithLess collega dati finanziari, tecnici e operativi in una vista condivisa. Non serve costruirla: è già pronta, e si aggiorna da sola.

Perché se i dati non sono accessibili a tutti, nessuno può davvero prenderne il controllo.

4. Definire regole chiare e condividerle con i team

Uno dei problemi principali nasce fuori da Finance e IT: acquisti “fai-da-te”, abbonamenti su carta aziendale (o personale), strumenti scelti senza confronto.

Serve una policy chiara. Non punitiva, ma utile.

Spiegate come si chiede un nuovo tool, chi approva, quando si rivede. Fatelo insieme, Finance e IT, e presentatela ai team come una guida, non un ostacolo.

Con WithLess puoi farlo a monte: imposti regole aziendali direttamente sulla piattaforma, blocchi i rinnovi fuori policy, assegni limiti per team o vendor, e comunichi ai reparti cosa è ammesso e cosa no—senza giri di email infiniti.

Il messaggio è semplice: non siamo qui per dire no, siamo qui per scegliere meglio. Insieme.

I vantaggi di fare squadra

Quando Finance e IT smettono di lavorare a compartimenti stagni e iniziano a collaborare davvero, cambia tutto.

Il primo risultato è il più visibile: meno sprechi. 

Tool inutilizzati vengono cancellati prima del rinnovo. Le duplicazioni vengono bloccate all’origine. I costi nascosti emergono e vengono tagliati prima di finire in bilancio.

Ma non è solo una questione di budget.

Per l’IT significa meno sorprese, meno urgenze, meno incidenti.

Niente più software installati senza compatibilità. Niente più richieste last minute per gestire tool sconosciuti. Tutto passa da un processo chiaro, condiviso, gestibile.

Per Finance significa più controllo, più visibilità, più margine operativo.

Ogni euro è tracciato, ogni tool ha un owner, ogni decisione è documentata. Il tempo speso a rincorrere dati si trasforma in tempo speso a prendere decisioni.

E poi c’è un effetto collaterale molto potente: la velocità.

Quando le regole sono chiare e i ruoli ben definiti, approvare un nuovo tool diventa più semplice. Non serve più scrivere tre email o aspettare risposte. Con WithLess, ad esempio, l’approvazione segue un flusso automatico che coinvolge subito le persone giuste—senza frizioni, senza ritardi.

Il risultato? Più efficienza, più responsabilizzazione, più soddisfazione per tutti.

Un piccolo passo per te, un grande passo per il budget

Vuoi iniziare a cambiare le cose? Non servono task force o progetti titanici. Basta un gesto semplice: coinvolgere la persona che si occupa di IT (o Finance, se sei IT!)

Bevetevi un caffè. Non serve portare una lista di tool attivi, ma sedetevi a ragionare insieme su come migliorare la gestione del software, prima che sfugga di mano. Parlate di quelli che usate ogni giorno, di quelli che nessuno ricorda più, e di quelli che forse si rinnovano domani—senza che nessuno se ne accorga.

Solo così si accende la scintilla giusta: la collaborazione.

Preparati scaricando la guida completa su come gestire la spesa per software.

Troverai un framework chiaro per capire dove siete oggi—e dove potete arrivare.

Livello iniziale, emergente, strutturato, ottimizzato: ogni azienda ha il suo punto di partenza. L’importante è iniziare.

E se vuoi farlo bene, parliamone! WithLess è costruito proprio per questo.

Una dashboard unica. Un processo di approvazione condiviso. Policy chiare, tool assegnati, alert proattivi. Tutto pensato per mettere Finance e IT nella stessa stanza—virtuale, ma efficace.

Perché la guerra agli sprechi si vince solo se si combatte insieme.

Richiedi una demo di WithLess.