5 falsi miti sulla gestione del software (che ti costano migliaia di euro)

Controllare davvero i costi software è più difficile di quanto sembri.

Nelle aziende, anche quelle più attente al budget, la spesa SaaS continua ad aumentare, tra rinnovi automatici, abbonamenti attivati da team diversi e fatture che sfuggono a ogni supervisione centralizzata.

Non è un problema di software, ma di governance.

In un contesto in cui ogni funzione aziendale ha accesso diretto all’acquisto di tool digitali, continuare a gestire il software come si faceva dieci anni fa non è più sostenibile.

I tool si sono moltiplicati, le modalità di acquisto sono cambiate e ciò che prima funzionava ora rischia di generare inefficienze e costi aggiuntivi. Rivedere alcune convinzioni diffuse può aiutare a recuperare controllo, risorse e visibilità.

Per questo abbiamo deciso di sfatare cinque tra i miti più diffusi che ostacolano una gestione efficace – e strategica – della spesa software. 

Mito #1 – “Abbiamo solo una decina di tool, spendiamo poco, è tutto sotto controllo”

È una frase che si sente spesso, soprattutto nelle aziende più piccole o in fase di crescita. L’idea è che finché la spesa resta sotto una certa soglia, non valga la pena preoccuparsene. Ma è una convinzione rischiosa.

Quando si parla di software, anche una spesa contenuta può nascondere sprechi significativi. Un abbonamento attivato da un team e mai disdetto, due tool che fanno la stessa cosa, un rinnovo automatico lasciato attivo perché “non costa molto”. 

Sono tutte situazioni comuni e, quando si sommano, pesano.

Diverse analisi concordano che le aziende buttano via fino al 30% della spesa software. E succede anche in realtà che si considerano “sotto controllo”. Non è raro che, al primo check, si scopra di avere il doppio dei tool stimati. Alcuni inutilizzati. Altri attivi senza un responsabile.

Il punto non è quanto stai spendendo oggi, ma quanta visibilità hai su quella spesa. Perché anche budget ridotti, se non gestiti con metodo, possono diventare una fonte costante di inefficienza.

Mito #2 – “La gestione dei software è in carico all’IT”

È un’idea ancora molto diffusa: il software lo gestisce l’IT, quindi non serve che se ne occupi Finance. In molte aziende funziona così da anni, e in parte ha anche senso. Dopotutto sono loro a implementare i tool, a gestire gli accessi e a garantire la sicurezza.

Tuttavia, se il software viene trattato solo come un tema tecnico, si perde completamente di vista l’aspetto economico. L’IT ha le competenze per valutare le soluzioni migliori dal punto di vista funzionale, ma spesso non ha visibilità sui budget, né su costi ricorrenti, né tantomeno su ROI o decisioni strategiche.

Ed è proprio lì che stanno gli sprechi: licenze acquistate e mai usate, due o più tool che fanno la stessa cosa, rinnovi automatici gestiti senza sapere se serve davvero. Una governance efficace richiede coinvolgimento trasversale: chi compra, chi approva e chi usa devono operare sullo stesso piano.

Si tratta di coordinare i processi aziendali. Finance, IT e Business hanno ognuno un pezzo del quadro: solo se si mettono insieme, il controllo funziona davvero.

Mito #3 – “Controllare i software = bloccare il business”

È un timore ricorrente: mettere sotto controllo la spesa software significherà dire “no” più spesso, frenare i team, ostacolare l’innovazione. In pratica, rallentare il business. In realtà, un buon sistema di governance il business lo rafforza e rende più semplice scegliere i tool giusti.

Controllare non vuol dire tagliare tutto. Non si tratta di togliere Slack ai dipendenti o vietare ogni nuovo software. Al contrario, un buon sistema di gestione serve proprio a fare spazio.

Spazio per investire in quello che serve davvero.

Il punto è capire cosa funziona, cosa è usato, cosa è ridondante. Spesso ci si ritrova con tre tool che coprono la stessa funzione, o con licenze attive che nessuno ha mai utilizzato. Mettere ordine non significa limitare le scelte, ma proteggere l’azienda da sprechi e incoerenze.

Passare da un approccio reattivo a uno proattivo permette di ridurre i costi senza compromettere le performance operative. Si tratta di riallocare risorse, non di bloccarle. E quando il software è tracciato, giustificato e condiviso, supporta il business invece di pesare sul budget.

Mito #4 – “Excel basta e avanza”

Per molti, la gestione della spesa software si risolve con un foglio Excel condiviso. C'è una tab per i tool, una per i costi, magari una colonna per i rinnovi. Ed è tutto lì. All’inizio può anche funzionare. Ma poi l’azienda cresce, i team aumentano, i tool si moltiplicano. E quel file, semplicemente, non basta più.

Il problema non è Excel in sé. Il problema è usarlo oltre i suoi limiti. Con l’aumentare della complessità, i dati si fanno vecchi, gli errori umani si moltiplicano, le scadenze sfuggono e nessuno sa più chi è responsabile di cosa. Rinnovi dimenticati, duplicazioni mai rilevate, licenze ancora attive anche dopo che il referente ha lasciato l’azienda. 

Tutto questo accade quando la gestione resta manuale.

Un sistema moderno fa esattamente il contrario: centralizza le informazioni, automatizza i flussi, assegna responsabilità chiare e tiene traccia di ogni scadenza. Con visibilità continua, dati aggiornati e un livello di controllo che nessun Excel può garantire.

Mito #5 – “Gestire i costi = chiedere lo sconto”

Quando si parla di costi software, il primo pensiero va spesso alla negoziazione. Chiedere uno sconto, rinegoziare le condizioni, magari limare un 10%. È un passaggio utile, in alcuni casi può fare una differenza concreta. Ma da solo non basta.

Perché il vero risparmio non arriva solo dal prezzo, ma anche dalla visibilità. Se non sai cosa stai pagando, a chi, e perché, anche la trattativa più brillante rischia di coprire problemi più grandi: tool inutilizzati, duplicazioni, licenze mai disattivate. In quel caso, ottenere uno sconto equivale a spendere meno… per qualcosa che forse non serve proprio.

La negoziazione fa parte del processo e realtà come Smartness la utilizzano in modo efficace. Ma il vero salto per loro è avvenuto quando è stata inserita in un sistema completo: monitoraggio continuo, ownership chiari, flussi automatizzati e alert proattivi. È lì che il risparmio è diventato strutturale, non occasionale.

In sintesi: rinegoziare è intelligente. Ma è quando lo fai all’interno di un sistema strutturato che ottieni risultati concreti e ripetibili.

Riconosci i segnali prima che sia tardi

Se leggendo hai riconosciuto qualcosa di familiare (“ci penserà l’IT”, “usiamo solo una decina tool”, “Excel ci basta”) forse è il momento di guardare alla gestione del software con occhi diversi.

Perché dietro queste convinzioni si nascondono inefficienze reali, che ogni trimestre possono pesare più di quanto immagini.

Gestire il software in modo efficace non è più solo una questione tecnica. È una responsabilità condivisa, che tocca Finance, IT e Business. E se oggi manca visibilità, domani sarà difficile intervenire senza impatto.

Il primo passo? Mettere in discussione le abitudini consolidate. Chiedere un check-up, confrontarsi con il proprio team IT, e iniziare a valutare soluzioni che rendano la spesa software davvero trasparente, tracciabile e sotto controllo.

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