Risparmiare il 15% sui software: il vero ROI di una gestione centralizzata

In teoria, ottimizzare la spesa software ha senso. Ma si risparmia davvero? E quanto?

È la domanda che ogni CFO si pone prima di decidere se far partire un progetto che potrebbe portare ulteriore overhead.

Per chi gestisce costi, approvazioni e governance, l’unica risposta accettabile è: numeri concreti.

In questo articolo li diamo. Parliamo di ROI reale:

• costi tagliati fino al 30%
• ore risparmiate
• controllo sulla spesa
• governance che funziona da sola

Tutto basato su dati misurabili e su ciò che abbiamo imparato lavorando con decine di team finance.

Quanto costa non gestire il software

Non avere un sistema costa. E molto più di quanto sembra.

In media, il 30% della spesa software aziendale è sprecato. Parliamo di tool attivati senza approvazione, licenze duplicate, abbonamenti che si rinnovano da soli senza che nessuno se ne accorga.

Il problema non è il software. È l’assenza di controllo.

Quando ogni team acquista in autonomia, il risultato è una frammentazione che si traduce in costi invisibili e assenza di responsabilità.

Facciamo due conti:

• 1M€ di spesa SaaS annuale
• 30% di inefficienze = 300k€ persi
• +2 FTE impegnati in riconciliazioni, approvazioni, raccolta fatture

E questo senza considerare i rischi di audit difficili, proroghe non volute o fatture dimenticate.

Anche solo una parte di questi sprechi è sufficiente a coprire l’investimento in una piattaforma strutturata. Il valore si vede subito, soprattutto quando ogni euro ha un owner, ogni fattura è riconciliata e ogni rinnovo è deciso, non subìto.

Vediamolo nel dettaglio.

Risparmio diretto sui costi software

Ridurre la spesa non significa tagliare tool, ma sapere cosa si sta pagando, perché e per chi.

Con una gestione strutturata dei contratti software, molte aziende riescono a tagliare tra il 10% e il 30% dei costi: è quanto si risparmia eliminando duplicati, annullando rinnovi non necessari e negoziando in tempo.

Il caso di Smartness è emblematico: 50k€ risparmiati in pochi mesi, senza rinunciare a un solo tool utile.

Con un sistema ben disegnato, ogni rinnovo diventa prevedibile, ogni contratto ha un referente chiaro, ogni spesa è tracciata nel momento in cui nasce, non solo a consuntivo.

Questi numeri, da soli, bastano spesso a costruire un business case solido per l’adozione.

Ma c’è di più.

Tempo risparmiato: meno operazioni, più controllo

ll risparmio non è solo economico. È anche operativo.

Ogni mese, i team finance sprecano decine di ore rincorrendo fatture, verificando pagamenti, aggiornando ERP.

Con un sistema automatizzato, queste operazioni spariscono: le fatture sono raccolte in automatico, i pagamenti tracciati by design, e l’ERP si aggiorna da solo.

Secondo i dati raccolti da WithLess, è possibile recuperare oltre 30 ore al mese.

Su base annua, sono quasi 400 ore da reimpiegare in attività strategiche — pianificazione, negoziazioni, analisi.

Automatizzare funziona davvero solo se ogni passaggio è tracciabile e modificabile.

Non si tratta di togliere lavoro al finance. Si tratta di togliere il lavoro sbagliato, al momento giusto.

Errori evitati, rischi ridotti

Ogni tool dimenticato è un rischio.

Rinnovi automatici non bloccati, fatture senza riferimenti, acquisti fuori policy. E le sviste, quando capitano, non sono mai clementi. Anche un solo rinnovo non controllato da 100k€ può compromettere l’intero trimestre.

E non è solo questione di budget: audit complicati, revisioni straordinarie, responsabilità non tracciate fanno perdere tempo, credibilità e controllo.

Un sistema solido segnala anomalie prima che diventino problemi. Ogni contratto è visibile, ogni pagamento assegnato, ogni alert arriva in tempo. Il finance non rincorre più errori. Li previene.

Anche se è difficile attribuire un valore esatto a questo tipo di ROI, per chi ha già vissuto un rinnovo non voluto, un tool fuori controllo o una trimestrale irregolare, il costo dell’inazione è chiarissimo.

Margini nascosti: il potere di negoziare meglio

Pagare meno non dipende solo da quanto si spende, ma anche da come si negozia.

Con visibilità completa sui contratti, i team possono rinegoziare prima delle scadenze, consolidare licenze e bloccare aumenti automatici.

In molti casi, è l’AI stessa a segnalare quando un costo è fuori mercato o quando un tool è sottoutilizzato.

Nel caso di Smartness, è bastato questo per ottenere uno sconto extra su HubSpot — senza nemmeno cambiare fornitore.

Sono risparmi che raramente emergono senza un sistema strutturato. Ma quando lo fanno, fanno la differenza.

Payback rapido, ritorno reale

Mettiamo tutto insieme:

• risparmio diretto sui contratti SaaS (fino al 30%)
• tempo liberato da automazioni (fino a 400 ore l’anno)
• minori errori e sanzioni evitati
• contratti rinegoziati in tempo

In media, le aziende che adottano un sistema strutturato rientrano dell’investimento in 3–6 mesi, semplicemente recuperando inefficienze già presenti.

Il valore si consolida nel tempo: quando finance, IT e business operano sugli stessi dati, ogni decisione è più informata, ogni budget è più difendibile.

Per molte aziende, si tratta di passare da una spesa reattiva a un controllo strategico.

Non serve rivoluzionare l’intero stack: basta iniziare a vedere cosa c’è, cosa serve davvero e dove stanno gli sprechi.

Il ROI non è teorico. È misurabile. E spesso, è già lì.

Come WithLess ti può aiutare

WithLess è la piattaforma che trasforma questi benefici in pratica operativa.

Centralizza ogni spesa SaaS, assegna un owner a ogni tool, automatizza la raccolta delle fatture e aggiorna l’ERP in tempo reale.

Ogni rinnovo è visibile prima che accada. Ogni anomalia — costo, duplicato, bassa adozione — è segnalata prima di diventare un problema.

Finance, IT e business lavorano sugli stessi dati, con ruoli chiari e flussi tracciabili.

Il risultato: meno errori, più controllo, decisioni migliori. È così che si passa dal caos alla governance.

Calcola ora quanto potresti risparmiare

Ogni azienda parte da uno stack diverso, ma tutte possono recuperare margini.

Con WithLess, bastano pochi dati per stimare quanto puoi risparmiare in termini di costi, ore e rischi evitati.

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