Legge di Bilancio 2026: Rimborsi Spese e Note Spesa | Guida Completa

Nel 2026, le trasferte aziendali in Italia arrivano a un punto di non ritorno: senza pagamenti tracciabili, la deducibilità svanisce e i costi esplodono. Se la tua azienda gestisce ancora le spese con ricevute cartacee e rimborsi per cassa, preparati a un impatto fiscale pesante.

Quanto pesante? Ogni 100 euro di rimborso non tracciato, l'azienda e il dipendente ne perdono circa 60 in tasse.

Quanto costa davvero un rimborso non tracciato nel 2026?

Immagina la situazione classica: un dipendente anticipa 100 € per un taxi o una cena durante una trasferta nazionale. Presenta lo scontrino e l'azienda lo rimborsa. Se il dipendente ha pagato in contanti, scatta la "trappola" della Legge di Bilancio 2026:

• Per l'azienda (Perdita di Deducibilità): Senza la tracciabilità del pagamento originario, la spesa non è deducibile. Con un'aliquota IRES + IRAP del 27,9%, l'azienda paga 100 € + 27,90 € di tasse extra.
• Per il dipendente (Tassazione in Busta Paga): Il rimborso non tracciato viene considerato reddito da lavoro. Con un'aliquota media del 35%, il dipendente vede sfumare una parte consistente del rimborso, oppure l'azienda deve farsi carico di "lordizzare" la cifra.

Risultato: Per garantire 100 € netti al dipendente, l'azienda finisce per spenderne oltre 160 €.

Il Falso Mito della "Ricevuta POS": Perché non ti mette al sicuro

Molte aziende pensano di risolvere il problema chiedendo ai dipendenti di caricare, oltre allo scontrino, anche la ricevuta del POS. Questa strategia, però, nasconde due insidie pericolose:

1. Extra-costi di controllo: Verificare manualmente migliaia di ricevute POS per ogni nota spesa richiede un impiego massiccio di risorse umane nel team Finance, con costi amministrativi altissimi.
2. Incertezza fiscale: L'Agenzia delle Entrate richiede la prova che il pagamento sia stato effettuato dal dipendente. Una semplice ricevuta del POS prova che è stata usata una carta, ma non quale carta né di chi. Senza una correlazione certa tra l'identità del pagatore e lo strumento, la tracciabilità è incompleta e la deducibilità resta a rischio.

Perché i rimborsi erano un "male necessario"?

In passato, i rimborsi manuali erano l'unica via a causa dei limiti tecnici delle banche tradizionali: fidi rigidi, massimali impossibili da personalizzare e nessuna visibilità in tempo reale. Le aziende preferivano il rimborso "postumo" per poter controllare le spese prima di pagarle, temendo utilizzi fraudolenti o fuori policy delle carte aziendali.

La soluzione Withless: Gestione Ibrida e Sicurezza Totale

Withless nasce per superare questi ostacoli, offrendo una piattaforma che unisce pagamenti smart e conformità legale:

• Gestione Ibrida (Carte + Rimborsi): Sappiamo che non tutto può passare su carta (es. piccoli pedaggi o mance locali). Withless permette di gestire nello stesso flusso sia le carte aziendali che i rimborsi tradizionali, garantendo coerenza e velocità.
• Addebito Diretto per Violazioni: È la fine della paura dell'uso improprio. Se un dipendente effettua una transazione illecita o fuori policy con la carta aziendale, Withless dispone di un sistema per addebitare l'importo direttamente al dipendente, proteggendo immediatamente i fondi dell'azienda.
• Automazione della Compliance: Grazie alla tracciabilità nativa delle nostre carte e al sistema OCR per le ricevute, ogni spesa è automaticamente conforme alla Legge di Bilancio 2026. Niente più controlli incrociati manuali sulle ricevute del POS.

Conclusioni: Il futuro è già qui

Continuare con il vecchio sistema nel 2026 non è solo scomodo, è finanziariamente insostenibile. Chi adotta strumenti fintech riduce i costi, elimina gli sprechi e rispetta le regole senza stress amministrativo.

Vuoi smettere di pagare 60 € in più su ogni nota spesa?