03 Note spese e rimborsi
L'AI Controller verifica giustificativo e policy, poi il rimborso parte da solo.
Il costo vero sono le settimane di solleciti e le regole applicate in modo diverso da persona a persona.
Definisci le policy una volta. Poi ogni spesa è controllata nel momento in cui succede.
Foto della ricevuta o spesa con carta aziendale: importo, fornitore e data si compilano da soli.
Giustificativo leggibile e ammissibile, categoria corretta, IVA e limiti di policy.
Chi deve approvare riceve solo quello che serve davvero, con il motivo già scritto.
Il pagamento parte dalla piattaforma e la spesa è già riconciliata e registrata.
Scrivi le regole in italiano e l'AI Controller le applica su ogni spesa. Chi sfora lo sa subito, non a fine mese.
Se usi uno strumento che non vedi qui, dicci quale: il collegamento è quasi sempre già disponibile.
Carte, ricevute fotografate, trasferte e chilometri: la spesa arriva subito, non a fine mese.
Quello che un agente ha già visto non va spiegato al successivo: banche, fatture e ordini sono gli stessi.
Movimenti e giustificativi abbinati, anomalie in cima alla lista e chiusura pronta da approvare.
Vedi il processo → 02Niente file da esportare, niente dati da riformattare. L'agente si connette al tuo gestionale e registra in autonomia.
Vedi il processo → 04Ordini d'acquisto, 3 way matching, approvazioni e pagamenti: fatture e ordini riconciliati, budget sotto controllo.
Vedi il processo →Mezz'ora sulle tue policy e le vedi applicate sui tuoi dati.
No. Funziona anche con le carte che usi oggi: i movimenti arrivano dalla banca collegata e la ricevuta si abbina lo stesso.
A parole, come le diresti a un collega. Limiti per categoria, città, ruolo o trasferta: le trasformiamo in controlli automatici.
L'agente, direttamente con la persona che ha speso. Il team finance vede solo chi non risponde.
Sì, dalla stessa piattaforma, anche in blocco. Oppure li esporti per il ciclo paghe se preferisci tenerli lì.
Sì: già riconciliate e pronte per la registrazione, con il giustificativo allegato.