Per team finance con dipendenti in trasferta

Il miglior software AI per il controllo delle note spese.

Ogni spesa verificata su giustificativo, categoria e policy. Poi il rimborso parte da solo.

WithlessNote spese

Ho controllato le 62 note spese di maggio.

60 approvateRimborso in partenza

1 scontrino mancanteGià chiesto a Luca

1 fuori policyHotel € 210 a notte, limite € 160Rivedi

Policy e giustificativi verificati prima del rimborso Chi ha speso riceve il sollecito, non il team finance Il team vede solo le eccezioni

Il processo oggi

150 note spese al mese. Sembrano poche finché qualcuno non le controlla.

Senza Withless

3 settimane per chiudere il mese

xlsxmodulo_nota_spese.xlsx

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@Re: mi manca la ricevuta

xlsxrimborsi_da_pagare.xlsx

Scontrini su carta, foto su WhatsApp, PDF via email.
Approvazioni che girano per email e si perdono nella casella di qualcuno.
Spese dei soci che nessuno traccia davvero.
Una persona del team che ci passa giorni ogni mese.

Con Withless

Verificate il giorno stesso

Carte Ricevute Trasferte

AI Controllerpolicy, IVA, categoria

62verificate2 fuori policy

Spesa e ricevuta abbinate nel momento in cui succedono
Policy verificata dall'AI Controller prima dell'approvazione
Chi ha speso riceve il sollecito, non il team finance
Il rimborso parte dalla piattaforma, senza passaggio in banca

Le app digitalizzano lo scontrino. Il controllo resta a te.

Con un'app la foto arriva prima, ma qualcuno deve ancora aprire ogni spesa, confrontarla con la policy e approvarla. Su 150 note al mese sono giorni di lavoro. L'AI Controller fa quel controllo al posto tuo. Legge lo scontrino, verifica importo, categoria e policy, approva quelle in regola. A te arrivano solo le spese che hanno bisogno di una decisione.

Come funziona

Imposti le regole una volta. Il resto lo fa l'AI Controller.

Un agente AI che lavora sulle note spese come farebbe il tuo controller: raccoglie, verifica, decide e rimborsa.

Cattura

Foto della ricevuta o spesa con carta aziendale: importo, fornitore e data si compilano da soli.

Nessun modulo da riempire

Verifica

Giustificativo leggibile e ammissibile, categoria corretta, IVA e limiti di policy.

Controllo prima del rimborso

Sollecita

Se manca un giustificativo, il sollecito arriva alla persona che ha speso, non al team finance.

Nessuno da rincorrere

Approva

Chi deve approvare riceve solo quello che serve davvero, con il motivo già scritto.

Solo le eccezioni passano di mano

“Zero scontrini da rincorrere. Abbiamo eliminato il caos delle spese locali.”Campus XCliente Withless

Adozione

“I miei non useranno un'altra app.”

Non devono impararla. Fanno una foto allo scontrino, al resto pensa l'agente, solleciti compresi. E le regole valgono per tutti, soci inclusi: l'agente non fa eccezioni per anzianità.

Controllo

Gli errori li trovi prima del rimborso, non al controllo di fine anno.

Duplicati, foto illeggibili, categorie sbagliate e spese fuori policy vengono fermati prima di arrivare al Finance.

In 30 minuti sai quante ore ti costano le note spese.

Ci porti le tue policy e un mese di note spese. Ti mostriamo cosa avrebbe approvato l'agente da solo, cosa avrebbe bloccato e quante ore avrebbe tolto al team. Il conto ti resta anche se non compri.

Parla con un esperto

Le domande che ci fanno prima di partire.

Posso usare le policy che ho già?

Sì. Le imposti una volta: categorie, limiti, orari, fornitori.

Funziona con le carte che abbiamo oggi?

Sì. Non serve la carta Withless: i movimenti arrivano dalla banca collegata e la ricevuta si abbina lo stesso.

Chi decide sui casi dubbi?

Tu. L'agente segnala, non decide al posto tuo.

Si collega al nostro gestionale?

Sì: Zucchetti, TeamSystem, SAP, NetSuite, Business Central.

Il mese prossimo, nessuno scontrino da rincorrere.