Il costo nascosto dello stack software: le aziende buttano via fino al 30% del proprio budget

Ogni mese (inevitabilmente) si compra un nuovo tool. Ogni trimestre si riceve (almeno!) una fattura inaspettata.

Ti suona famigliare?

Succede ovunque. Il software si compra sempre più facilmente, ma si controlla con sempre più difficoltà. 

E così Finance perde visibilità. L’IT rincorre richieste, rinnovi, accessi. E lo stack aziendale si moltiplica, i costi sfuggono, la ownership è frammentata.

Il problema non è la tecnologia. È il modo in cui viene gestita.

Fino al 30% della spesa software viene sprecata ogni anno. E questo spreco si nasconde nei dettagli: licenze inattive, tool duplicati, rinnovi mai negoziati.

In questo articolo vediamo dove si accumulano gli sprechi, perché è difficile intercettarli e quali aziende hanno già trovato un modo per ridurli.

Con esempi concreti, numeri reali e soluzioni che si possono attivare da subito.

I numeri della spesa per software

Uno su tre. 

È il numero di tool SaaS che, in media, restano attivi senza essere realmente usati.

Ma come funziona?

Ogni team compra i suoi tool, lo stack si allarga, e le richieste aumentano. Ma tutto passa da Slack, carte condivise, approvazioni informali ed Excel, e qualcosa sfugge sempre.

Per un'azienda media, si parla di centinaia di migliaia di euro buttati ogni anno. Non per errore. Per mancanza di visibilità e controllo.

Non è solo una questione di budget, è anche una questione di controllo. Perché quando Finance non vede abbastanza e IT non ha tempo di rintracciare ogni accesso inattivo, nessuno ha il quadro completo.

Senza un sistema centralizzato, è impossibile sapere:

• cosa è attivo,
• chi lo sta usando davvero,
• quando scade o si rinnova,
• se serve ancora.

Senza governance, il lavoro dei team Finance e IT si trasforma in gestione di emergenze.

Perché si spreca così tanto

Non è che ci voglia poi tanto.

Una licenza non disattivata. Un tool duplicato. Un piano lasciato invariato ancora per un mese (e poi sono anni). Ogni micro-decisione sembra innocua, ma sommata su decine di software, l’impatto è enorme.

La fregatura è che non succede tutto in una volta, l’overhead sul software si accumula nel tempo fino a diventare strutturale.

I driver più comuni:

• Licenze inutilizzate. Che siano utenti usciti dall’azienda o tool assegnati ma mai usati, nessuno se ne accorge e il tool rimane attivo.
• Tool duplicati. Due team diversi comprano prodotti simili per fare la stessa cosa. Nessuna coordinazione. Nessun consolidamento.
• Piani sovradimensionati. Trenta seat comprati con una forte scontistica. Nessuno ha mai ridotto il piano, anche se ora è a prezzo pieno.
• Rinnovi automatici non monitorati. La maggior parte dei contratti SaaS si rinnova da sola. Senza alert, senza owner, e senza revisione possono fare dei bei danni.

Il software entra nell’azienda quando ce n’è bisogno, spesso in urgenza. Ma quando manca un processo condiviso, l’effetto è una spirale di costi nascosti.

Secondo i dati raccolti da WithLess, oltre il 50% delle aziende non sa quanti strumenti ha attivi in questo momento. E una su tre paga tool che nessun team ha usato negli ultimi 90 giorni.

Questi non sono incidenti isolati. Sono il sintomo di un modello che non regge più.

Da dove partire: 4 azioni a costo zero (o quasi)

Se non hai ancora un sistema di governance software, puoi comunque iniziare. Ci sono quattro azioni semplici che aiutano a vedere cosa sta succedendo, e a tagliare dove serve.

Per ognuna troverai tre cose:

1. Cosa fare, concretamente, anche solo con un foglio Excel
2. Quanto tempo richiede davvero, se gestita manualmente
3. Il nostro punto di vista, basato su cosa vediamo ogni giorno con decine di aziende

Non è una guida teorica. È un punto di partenza pratico. E anche se questi passaggi funzionano, il modo in cui li fai fa tutta la differenza.

1. Fai un audit

Raccogli in un unico Excel tutti gli abbonamenti attivi: nome del tool, centro di costo, owner (se c’è), prossima scadenza. Spesso la sola ricognizione porta alla luce spese dimenticate o licenze mai usate.

Tempo stimato: 10–15 ore

Raccogliere dati da carte, contratti, e-mail, dashboard, chiedere ai team, consolidare tutto in Excel. Se mancano owner o info sui costi/scadenze, il lavoro si moltiplica.

Cosa ne pensiamo noi di WithLess

Amiamo e odiamo Excel: è perfetto per cominciare ma poi diventa un lavoro che ti prende una quantità di tempo enorme (ne abbiamo parlato qui).

2. Trova i quick win

Chiudi subito le licenze evidentemente inutilizzate o duplicate. Concentrati su quelle con costo ricorrente alto, uso nullo, o tool che coprono le stesse funzioni.

Tempo stimato: 5–8 ore

Serve analizzare i dati dell’audit, confrontare tool simili, chiedere conferme ai team, avviare disdette. Ogni decisione richiede almeno una validazione.

Cosa ne pensiamo noi di WithLess

Un altro lavoro manuale che sarebbe meglio automatizzare. Dipende tutto da quanti tool hai: più di 40? Puoi fare il primo audit a mano, ma poi devi automatizzare per non dover buttare giorni ogni mese a fare solo quello.

3. Monitora le scadenze 

Segna le date di rinnovo nei calendari dei team. Imposta alert una settimana prima. È il modo più semplice per evitare rinnovi passivi.

Tempo stimato: 3–5 ore (iniziale) + manutenzione mensile

Inserimento manuale nei calendari, impostazione reminder, comunicazione con i responsabili.

Cosa ne pensiamo noi di WithLess

C’è solo un piccolo problema: chi ha accesso a questi calendari? E se l’owner va in vacanza? Ancora una volta è una questione di visibilità e controllo. Finché il team è piccolo ce la fai anche, ma quando scali non puoi permetterti di fare questi task a mano.

4. Coinvolgi i team 

Chiedi a ogni manager quali tool vengono effettivamente usati. Serve per validare le licenze, ma anche per iniziare a costruire responsabilità diffusa.

Tempo stimato: 4–6 ore

Invio survey, raccolta risposte, confronto con l’audit, allineamento. Spesso i dati sono incompleti o contraddittori.

Cosa ne pensiamo noi di WithLess

È uno step fondamentale, ma sarebbe meglio farlo con una base condivisa. Il rischio di vedere dati non allineati e parziali è molto molto alto.

Nessuna di queste azioni richiede un sistema complesso ma tutte contribuiscono a una cosa sola: riprendere controllo.

Oppure: 30 minuti con WithLess

Mettere ordine nel software richiede tempo. Solo l’audit iniziale può costarti giornate intere, senza contare manutenzione, follow-up e ragguagli.

Oppure puoi vedere, in 30 minuti, come farlo meglio.

Durante la demo ti mostriamo esattamente come funziona WithLess:
– come centralizzare stack, costi e scadenze
– come intercettare sprechi prima che si rinnovino
– come semplificare tutto quello che oggi fai a mano

È una preview, concreta e senza impegno. Così puoi decidere se ha senso farlo per davvero.

📅 Prenota 30 minuti con noi. Vale più di una giornata su Excel.

Tre best practices per smettere di sprecare software

Ogni azienda ha la sua storia. Ma le aziende che tagliano davvero i costi software hanno una cosa in comune: non aspettano che il problema esploda. Agiscono prima.

In questa sezione trovi tre esempi concreti di come farlo bene. Tre aziende diverse per settore e dimensioni, ma con un obiettivo simile: mettere ordine nello stack software e riprendere il controllo.

E i risultati si vedono: meno sprechi, più tempo, più controllo. Qui sotto raccontiamo come ci sono riuscite.

Centralizzare stack e pagamenti

Quando Smartness ha iniziato a crescere rapidamente, la gestione del software non ha retto il passo. Più team, più tool, più contratti, ma nessun controllo centralizzato.

Il team Finance si ritrovava a rincorrere fatture, a vedersi rinnovate licenze mai usate e a gestire fornitori da email ed Excel infiniti. La situazione era chiara: serviva controllo. E serviva subito.

Con WithLess hanno:

• centralizzato la gestione di oltre 150 abbonamenti attivi
• assegnato owner chiari a ogni tool
• tracciato ogni pagamento con carte virtuali dedicate ai vendor
• sincronizzato automaticamente le fatture con l’ERP

Il risultato è stato tangibile. In un anno, Smartness ha risparmiato oltre 50.000 euro di spesa software e ha eliminato più di 200 ore di lavoro amministrativo ripetitivo.

Oggi hanno un’unica dashboard condivisa tra Finance e IT. Ogni strumento ha un owner, ogni rinnovo è monitorato in anticipo, e ogni spesa è tracciata alla fonte.

Abilitare il controllo distribuito

Qomodo è una fintech che cresce veloce. E come spesso accade in aziende agili, le spese tech si moltiplicano prima che esista un vero processo.

Il dilemma era chiaro: centralizzare i pagamenti, rischiando rallentamenti, o decentralizzarli, perdendo controllo.

Nessuna delle due opzioni era sostenibile. Ogni team aveva esigenze diverse, ma Finance e IT dovevano sapere cosa veniva acquistato, da chi, e a quali condizioni.

Con WithLess hanno trovato l’equilibrio:

• creato carte virtuali one-shot per ogni acquisto software
• attivato limiti e policy smart per team e vendor
• automatizzato il matching tra fatture, pagamenti e contratti
• impostato alert automatici su rinnovi, anomalie e duplicazioni

In pochi mesi, Qomodo ha bloccato oltre 100 transazioni non approvate, ha raggiunto il 98% di riconciliazione automatica sulle spese mensili e ha recuperato più di 30 ore al mese che il team Finance prima spendeva in controlli manuali.

Creare visibilità condivisa e responsabilità distribuita

Unobravo cresce su scala europea, questo significa più sedi, più team, più complessità. Ogni nuovo tool entrava per supportare l’espansione. Ma dietro ogni licenza c’era una domanda inevasa: serve davvero?

La priorità era chiara: riportare visibilità e ownership in uno stack imponente che stava diventando difficile da gestire.

Con WithLess hanno:

• mappato l’intero stack software in una dashboard condivisa tra IT, Finance e Business
• assegnato owner specifici a ogni abbonamento
• attivato alert proattivi su rinnovi e tool sotto-utilizzati
• consolidato contratti e semplificato la gestione fornitori
• usato il servizio expert buyer per rinegoziare i contratti più critici

Dopo 12 mesi il risultato è netto:

• 20+ software dismessi o unificati, riducendo duplicazioni e costi
• 500.000 euro risparmiati
• oltre 100 ore recuperate su rinnovi, rinegoziazioni e gestione documentale

Il valore non è solo economico (anche se stiamo parlando di €500K!). Oggi ogni team è responsabile dei tool che usa. I rinnovi non passano inosservati. Finance, IT e manager prendono decisioni sulla base di dati reali.

Unobravo ha trasformato la gestione SaaS da operazione reattiva a leva strategica.

Ogni euro sprecato è un rischio strategico

Quello dei software è uno dei costi più silenziosi e più sottovalutati. È perché, okay, si tratta di spesa, ma anche di controllo.

Le aziende che hanno affrontato il problema in modo strutturato hanno recuperato fino al 15% del budget software. Non con tagli lineari. Con visibilità, ownership e processi più intelligenti.

La gestione del software non è più una questione tecnica. È una leva finanziaria. E può essere attivata adesso.

📘 Scarica la guida completa per capire come ridurre gli sprechi e costruire un sistema che funziona davvero — oppure lascia fare a noi: richiedi una demo e scopri come funziona WithLess.