Gestione della spesa software: cos’è e perché conta per chi fa Finance oggi

Un giorno arriva una fattura da 4.200 euro. Non si sa perché. Non si sa per cosa.

La settimana dopo ne spunta un’altra. Tool diverso, altro team, stessa risposta.

Spoiler: il problema non è il software.

Il software è ciò che ha reso le aziende più veloci, scalabili, distribuite. È il motore della trasformazione digitale. Ma se non viene gestito, si trasforma in costi invisibili, approvazioni che si perdono su Slack e rinnovi automatici che sfuggono a ogni previsione.

Oggi il vero rischio non è acquistare troppo software. È non sapere chi lo compra, quando lo fa e perché.

Non è un tema IT. È governance.

Nel 2024, la spesa delle aziende italiane in software e servizi cloud ha raggiunto i 6,8 miliardi di euro, con una crescita del 24% rispetto all'anno precedente, trainata dall'adozione di soluzioni SaaS e dall'integrazione dell'intelligenza artificiale. Eppure il 58% delle imprese segnala difficoltà nel controllare e governare la spesa dei servizi cloud.

Ed è per questo che non si può più fare “come si è sempre fatto”. Quando ogni team può attivare un nuovo tool con una carta condivisa e due click, servono regole. Servono ruoli. Servono sistemi.

Perché senza una gestione chiara, la spesa software diventa un buco nero nei bilanci. E il CFO si trova a rincorrere dati, giustificazioni e risposte che dovrebbero essere automatiche.

È qui che entra in gioco la gestione della spesa software. Un approccio operativo che riporta visibilità completa sui costi per SaaS e fa risparmiare tempo e denaro.

Vediamo perché, e cosa può fare davvero la differenza.

Cos’è la spesa software (e perché oggi è ingestibile senza controllo)

Una volta gestire i software aziendali era semplice. Un acquisto, una fattura, un responsabile.

Poi sono arrivati i SaaS.

Tool agili, self-service, attivabili in un clic. Ogni team ha iniziato a scegliere i propri strumenti, senza consultare finance o procurement, spesso senza un vero controllo.

Quello che all’inizio sembrava flessibilità, oggi è pura frammentazione.

Cosa intendiamo per “spesa software”

Quando parliamo di spesa software, intendiamo tutto ciò che ruota attorno agli strumenti digitali aziendali: licenze SaaS, servizi cloud, tool dipartimentali e collaborativi, abbonamenti ricorrenti, spesso attivati in autonomia, senza linee guida, e lasciati attivi ben oltre il loro reale utilizzo.

Non è solo una questione di IT. È una spesa operativa a tutti gli effetti. E nelle aziende italiane nel 2025 è tra le prime voci di costo, spesso dopo il personale.

Perché è diventata una bestia difficile da domare

Il sistema si è rotto. E i numeri parlano chiaro.

I nostri dati ci dicono che oggi il 60% dei software viene acquistato senza passare da Finance o Procurement. Il 40% si rinnova automaticamente, senza che nessuno lo approvi o lo monitori.

Nel frattempo, le fatture si disperdono tra inbox e gestionali, i tool restano attivi anche se inutilizzati, gli owner cambiano o scompaiono. E nessuno ha una mappa aggiornata dello stack.

Secondo gli stessi dati, il 52% delle aziende non sa nemmeno quanti strumenti ha attivi. Una su tre paga per tool che nessun team utilizza da oltre 90 giorni.

Scenario Italia, 2025

Stack tecnologici sempre più ampi. Budget distribuiti su più team. Governance assente. La spesa software è diventata invisibile. E proprio per questo pericolosa.

Non perché mancano gli strumenti. Ma perché manca un sistema.

Software Spend Management: cos’è davvero

Non è un software. Non è un foglio Excel più ordinato. E non è (solo) una strategia per tagliare i costi.

La gestione della spesa software — o Software Spend Management — è l’insieme di processi, strumenti e pratiche che un’azienda mette in campo per monitorare, controllare e ottimizzare i costi dei software.

In pratica: sapere cosa si usa, quanto costa, chi lo ha deciso, e che impatto sta avendo sul business. In tempo reale.

Ma attenzione: gestire la spesa software non significa semplicemente “spendere meno”. Significa spendere meglio.

Creare più valore con i tool che usi

L’obiettivo non è solo eliminare tool inutili. È massimizzare il valore dei software realmente usati.

È fare in modo che ogni licenza abbia un owner, ogni rinnovo sia giustificato, ogni euro speso sia tracciato.

Quando il sistema funziona, succede questo:

• i costi nascosti emergono prima di diventare problemi;
• le decisioni sono basate su dati, non percezioni;
• Finance, IT e Business parlano la stessa lingua.

Le quattro fondamenta operative

Un buon programma di Software Spend Management si basa su quattro concetti chiave:

1. visibilità, per sapere chi usa cosa
2. controllo, per definire chi può acquistare e con quali regole;
3. automazione, per eliminare il lavoro manuale e gli errori;
4. ownership, perché senza responsabilità chiare, nessun sistema può funzionare davvero.

È un approccio nuovo. Strategico. E sempre più necessario.

Perché oggi è una priorità per CFO e founder

Nel 2025, il software è diventato la seconda voce di spesa operativa per molte aziende, subito dopo il personale. Un tempo era “cosa da IT”. Oggi è un problema di bilancio. Quindi, un problema per CFO.

Un impatto economico concreto

La spesa software non è più marginale. Parliamo di centinaia di tool attivi, spesso su base ricorrente, che si rinnovano automaticamente. Eppure, in troppi casi, nessuno monitora davvero dove vanno quei soldi.

Qui dentro si nasconde un margine di risparmio a due cifre percentuali. Ma solo se c’è un sistema per intercettarlo.

Accountability: la centralità del ruolo di CFO

Oggi chi fa finance non è solo chi chiude il trimestre. È chi garantisce trasparenza su ogni voce di spesa. Eppure, la spesa IT/SaaS è ancora oggi una delle più opache.

Se non sai chi ha comprato cosa, con quale budget e con quale ROI… non stai governando. Stai rincorrendo.

Prevenire sorprese

Niente rovina un forecast come un rinnovo non approvato.

Quando i contratti si rinnovano da soli, le decisioni diventano passive. E il team Finance interviene sempre troppo tardi.

Una gestione proattiva è l’unico modo per eliminare le sorprese dai conti.

Runway, crescita e controllo

Che tu sia founder, CEO o CFO, ogni euro bruciato in software inutilizzato è un euro che manca per assumere, investire, crescere.

Gestire bene la spesa SaaS allunga il runway, libera margini e dà tempo per fare le cose con criterio.

E per gli investitori, è un segnale forte: qui si spende con disciplina.

“Con un sistema strutturato ora abbiamo il pieno controllo dei costi software, i pagamenti sono automatizzati e i rinnovi dei contratti non sono più un problema. Noi ci concentriamo sulla crescita del business, e il sistema si assicura che non paghiamo mai più del dovuto.” — Fabio Ferioli, CFO di Smartness

Come si fa in pratica: le fondamenta di una gestione moderna

La buona notizia? Non serve una rivoluzione. Serve un sistema.

Un sistema replicabile, scalabile, fatto di azioni semplici ma strutturate.

Ogni azienda può costruire una gestione efficace della spesa software partendo da quattro fondamenta operative. Nessun tecnicismo. Solo ciò che serve davvero per trasformare il caos in controllo.

• ‍Visibilità Sapere chi usa cosa, quanto costa, e quando scade. Significa avere una dashboard unica, aggiornata, dove ogni tool è tracciato: licenze attive, centri di costo, owner, prossimi rinnovi. Oggi il problema non è la spesa, è non vederla.‍
• Controllo Ogni acquisto inizia con una richiesta chiara e passa da un processo approvativo strutturato. Niente più attivazioni via chat, niente più abbonamenti ricorrenti senza un OK. Un buon sistema definisce chi può chiedere cosa, con quale budget, e chi approva.‍
• Automazione Fatture, pagamenti e sincronizzazione ERP devono avvenire senza interventi manuali. Quando tutto è collegato — carte smart, bonifici tracciati, raccolta automatica delle fatture — il team Finance smette di rincorrere PDF e inizia a lavorare con dati pronti. Meno tempo sprecato, più tempo strategico.
• Collaborazione Nessun sistema funziona se Finance, IT e Business lavorano su file diversi. Una gestione efficace della spesa software si basa su dati condivisi, ruoli chiari e responsabilità distribuite. Ogni team è responsabile dei tool che usa. Ogni decisione è tracciabile.

Queste quattro fondamenta — visibilità, controllo, automazione e collaborazione — sono il cuore di un sistema moderno.

Non servono venti strumenti. Serve una regia unica. E un metodo che si adatta alla crescita dell’azienda.

Strumenti disponibili sul mercato: dal foglio Excel alla piattaforma dedicata

Chi prova a gestire la spesa software oggi ha, in pratica, tre strade.

Fogli Excel + email

È l’approccio più diffuso. Un file condiviso, qualche tabella pivot, fatture inoltrate via email.

Funziona? Sì, finché hai una decina di tool. Poi diventano venti, cinquanta, cento. E a quel punto il file non basta più.

Perdi visibilità su ciò che è attivo, perdi tempo a recuperare tutte le fatture e scopri le anomalie solo a cose fatte.

Consulenze ad hoc

Alcune aziende si affidano a servizi esterni per analizzare i costi software.

Ma si tratta quasi sempre di interventi spot: costosi, poco scalabili, e difficili da integrare nei processi quotidiani.

Finita la consulenza, il caos torna a galla.

Piattaforme finance

Negli ultimi anni sono nate piattaforme pensate solo per questo: rendere la gestione della spesa software semplice, tracciabile e continua.

WithLess è tra queste. Ma con una differenza: non si limita a “mostrare i dati”. Li collega. Li attiva. E li rende azionabili.

1. ‍Sai chi compra cosa, quando e perché Ogni richiesta passa da un intake strutturato, con budget, obiettivi e owner definiti. Nessun tool entra senza tracciabilità, nessun rinnovo scatta senza approvazione.‍
2. Colleghi pagamenti, budget e responsabilità Ogni vendor ha una carta dedicata o un bonifico tracciato. Tutto è visibile e sotto controllo. I dati alimentano il budget mensile, la riconciliazione e il reporting, senza input manuale.‍
3. Blocchi gli sprechi prima che succedano Alert intelligenti segnalano duplicati, sottoutilizzo e scadenze imminenti. I tool si possono disdire in un clic, con una governance chiara su chi approva e chi usa.‍
4. Sincronizzi la contabilità in tempo reale Fatture e pagamenti si collegano all’ERP automaticamente. Il team Finance smette di cercare PDF. E risponde ad audit o board con dati già pronti.‍
5. Sblocchi la collaborazione tra Finance, IT e Business Tutti vedono gli stessi dati: costi, scadenze, owner. Ogni team è responsabile dei tool che usa. Ogni euro speso ha un motivo, un owner, un risultato atteso.

Cosa ottieni: benefici tangibili e misurabili

Excel è nato per i numeri, non per la governance.

Con WithLess, la gestione della spesa software non è più un progetto da aggiornare continuamente: è un sistema che lavora in automatico, ogni giorno, per darti visibilità, controllo e risparmio.

Ok, ma cosa cambia davvero quando gestisci la spesa software in modo strutturato?

Risposta breve: meno sprechi, più tempo, più controllo.

Risposta completa? Eccola.

Costi ridotti fino al 30%

Quando sai cosa stai pagando, e per cosa, tagliare il superfluo diventa semplice.

Tool inutilizzati vengono disattivati prima del rinnovo, i duplicati bloccati in fase di richiesta, i costi rinegoziati con dati alla mano.

E i numeri parlano: fino al 30% della spesa software può essere recuperata.

16+ ore a settimana risparmiate

Fatture raccolte a mano? Pagamenti che non tornano? PDF da cercare prima della chiusura mensile?

Con l’automazione, tutto questo sparisce.

Il team Finance recupera tempo prezioso: fino a due giorni interi al mese.

Decisioni rapide, zero sorprese

Niente più rinnovi non approvati, costi improvvisi o licenze fantasma.

• Ogni spesa è visibile in tempo reale.
• Ogni decisione è tracciata.
• Ogni forecast è realistico.

Collaborazione tra team

Finance, IT e Business lavorano su una dashboard condivisa.

Stessi dati, ruoli chiari, responsabilità distribuite.

E finalmente, le decisioni non si bloccano per colpa della confusione.

Spazio per investire

Quando elimini gli sprechi, liberi risorse.

Quelle risorse diventano budget da riallocare su ciò che conta: hiring, marketing, R&D.

Gestire bene la spesa software significa guadagnare margine strategico.

Con il sistema giusto, ogni euro speso in software diventa un investimento consapevole.

Non più una voce fuori controllo, ma una leva di efficienza, crescita e governance.

Chi guida Finance guida anche la spesa software

Per anni la spesa software è rimasta ai margini. Una zona grigia tra IT, Finance e Business. Nessuno la controllava davvero.

Ma oggi è cambiato tutto.

Il software è ovunque. E la sua gestione fa la differenza tra bilanci sotto controllo e budget che sfuggono di mano. Tra crescita sostenibile e costi che rallentano il passo.

Chi guida la spesa software oggi, guida anche la crescita di domani.

Ecco perché il CFO moderno non può più limitarsi a tagliare. Deve costruire un sistema che vede, governa e ottimizza.

Se oggi la tua azienda gestisce i tool in modo frammentato, è il momento di passare a un approccio operativo, scalabile e collaborativo.

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