Come Talent Garden ha trasformato l’expense management con l’AI
Talent Garden utilizza WithLess per gestire le spese aziendali in 4 paesi, applicare policy prima della spesa e automatizzare la riconciliazione contabile con l’Agente AI. Il risultato è maggiore controllo, meno lavoro manuale e una gestione finance finalmente scalabile.
250+
Dipendenti e collaboratori
4 paesi
Gestiti in un unico flusso di spesa
3 giorni al mese
Risparmiati dal team Finance
Il contesto
Le aziende che operano su più paesi spesso utilizzano piattaforme di carte aziendali per semplificare i pagamenti. Quando però il volume delle spese cresce, le carte da sole non bastano più. Senza un vero sistema di expense management, il team finance è costretto a gestire controlli manuali, ricariche continue e riconciliazioni lente.
È esattamente la situazione in cui si trovava Talent Garden
Avevamo già una piattaforma di carte, ma non ci dava il livello di controllo e integrazione di cui avevamo bisogno.
La sfida
Talent Garden è il principale network europeo di digital skills e coworking, con attività distribuite tra Italia, Spagna, Lituania e Danimarca. Questo modello genera spese quotidiane su più sedi e team, con un carico operativo crescente per il team finance.
Prima di WithLess, la gestione presentava diverse criticità:
- Ricariche manuali e controlli operativi continui
- Policy applicate dopo la spesa
- Riconciliazione contabile con attività manuali
- Visibilità frammentata tra paesi e team
Il processo non scalava. Ogni nuovo paese aumentava la complessità e il rischio operativo.
La soluzione
Talent Garden ha scelto WithLess per passare da una gestione basata sulle carte a un sistema strutturato di expense management con Agente AI integrato.
Centralizzazione delle spese WithLess è diventato l’unico sistema per la gestione delle spese aziendali:
- Carte fisiche e virtuali, rimborsi e altre spese in un unico flusso
- Policy e approvazioni applicate automaticamente prima della spesa
- Conto centralizzato senza ricariche manuali
Automazione contabile con l’Agente AI Una volta centralizzato il flusso di spesa, l’Agente AI di WithLess ha ridotto drasticamente il lavoro manuale:
- Abbinamento automatico tra spese e documenti
- Riconciliazione contabile automatizzata
- Dati pronti per l’integrazione con ERP locali e internazionali
I risultati
Con WithLess, Talent Garden ha ottenuto benefici immediati:
- Eliminazione delle ricariche manuali
- Riduzione delle attività di controllo ripetitive
- Chiusura contabile più rapida e prevedibile
- Maggiore governance sulle spese internazionali
In termini concreti, il team finance stima un risparmio di circa tre giornate lavorative al mese.
“Ora abbiamo una vista unica e coerente su tutte le spese, indipendentemente dal paese.”
Expense management progettato per organizzazioni complesse WithLess aiuta le aziende a controllare la spesa grazie a una piattaforma con Agente AI integrato. Meno lavoro manuale. Più controllo. Finance che scala.
Il modo più smart per gestire la spesa aziendale.
WithLess usa l’AI per controllare la spesa in tempo reale, automatizzare i processi finance ed eliminare il lavoro manuale.
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