Non solo SaaS: ora WithLess gestisce tutto il ciclo passivo

È un rebranding esterno che risponde a un dato di fatto: la gestione della spesa sta cambiando – e chi lavora in Finance ha bisogno di strumenti più rapidi, intelligenti e integrati.

Nata per ridurre gli sprechi generati dall’aumento degli abbonamenti SaaS, oggi WithLess è diventata una piattaforma completa per tutto il ciclo passivo: dall’approvazione della spesa al pagamento, passando per budget, fornitori e fatture. 

Tutto in un unico flusso.

Negli ultimi mesi abbiamo parlato con decine di persone che lavorano in Finance. Tutte ci hanno detto la stessa cosa: sono stanche di passare le giornate su file Excel, sollecitare approvazioni via Slack, riconciliare a mano fatture e spese.

Ma soprattutto, sono frustrate dal non avere mai una visione chiara–e aggiornata–di chi sta spendendo cosa, quando e perché. E dal dover scoprire oggi che il budget è stato sforato il mese scorso.

Ecco cosa presentiamo oggi: una soluzione che dà ai team finanziari il potere di spendere meno, meglio – e con visibilità totale, in tempo reale.

Vi portiamo per un giro nella nuova piattaforma. Partiamo.

Tutta la spesa sotto controllo. Finalmente.

Siamo partiti da un problema specifico: nessuno sapeva davvero chi stava spendendo, quanto, e per cosa, almeno finché non era troppo tardi.

Con WithLess, la visibilità non riguarda solo il software, ma tutta la spesa operativa: abbonamenti, trasferte, forniture, bonifici.

Oggi, WithLess è una piattaforma completa per gestire l’intero ciclo passivo. Un unico flusso che ti permette di:

• Usare bonifici, carte fisiche e virtuali legate ad abbonamenti, budget, fornitori o singoli dipendenti, con ogni spesa tracciata alla fonte.
  
  
• Vedere i budget in tempo reale, con aggiornamenti continui, alert intelligenti e blocchi automatici in caso di rischio sforamento.
• Automatizzare approvazioni, fatture e pagamenti, riducendo l’intervento umano.
• Controllare ogni fase del ciclo passivo, dalla richiesta al pagamento finale, fino alla contabilizzazione in ERP.

Ogni team spende in autonomia, ma dentro confini chiari. E il Finance non rincorre più gli errori: li previene, grazie alla visibilità totale.

Tenere il tuo team in budget, davvero

Chi lavora in Finance lo sa: il budget si pianifica in un foglio centralizzato, ma la spesa accade altrove, tra Slack, email, carte condivise e strumenti sparsi.

Nessuno lo fa apposta, ma alla fine succede sempre: si controlla il budget a fine mese, quando è ormai troppo tardi. I numeri non tornano, ma nessuno sa esattamente dove, quando o perché si è sforato.

WithLess risolve questo disallineamento strutturale.

Trasformiamo il budget in un sistema vivo, integrato e distribuito, che si aggiorna in tempo reale ogni volta che viene presa una decisione di spesa, ovunque accada, da chiunque venga eseguita, con piena tracciabilità e controllo.

Questo significa che:

• Puoi costruire budget dinamici, collegati a team, categorie, fornitori o progetti, che si aggiornano da soli man mano che arrivano richieste e pagamenti e poi le fatture vengono registrate nell’ERP in tempo reale.
• Ricevi alert intelligenti prima che una spesa ecceda i limiti impostati, così puoi intervenire quando c’è ancora margine d’azione – non a consuntivo.
• E grazie a un sistema di ruoli e permessi ben definito, ogni utente vede solo ciò che gli serve per prendere decisioni, senza accedere a informazioni superflue né saltare i controlli.

Così ogni team ha autonomia operativa, senza perdere il controllo economico. E Finance respira.

L’AI che lavora per Finance (e non viceversa)

È il 2025, e ci sono ancora team Finance che passano ore a caricare fatture a mano, incrociare file Excel, inviare promemoria su Slack per sapere se un pagamento è stato approvato o no.

C’è chi ogni mese passa il suo tempo a esportare dati da cinque sistemi diversi solo per capire quanto si è speso — non perché non esistano strumenti migliori, ma perché nessuno li ha mai messi davvero in un unico flusso.

Con l’AI di WithLess, tutto questo diventa superfluo. Non si tratta solo di inserimenti automatici o notifiche intelligenti. Parliamo di una vera e propria infrastruttura di automazione che fa in modo che:

• Le fatture si riconciliano da sole.
• I dati di budget si aggiornano in tempo reale.
• Le approvazioni seguono regole chiare, senza bisogno di solleciti.
• E tutto viene sincronizzato direttamente con l’ERP, senza dover copiare, incollare o ricontrollare.

Ma il vero impatto si vede nel lavoro quotidiano:

• ogni spesa viene tracciata in tempo reale,
• ogni decisione è basata su dati aggiornati,
• ogni team può agire con autonomia, sapendo che il sistema garantirà il rispetto delle regole.

L’automazione, quando è ben fatta, non toglie controllo. Lo moltiplica — e ti fa guadagnare tempo per ciò che conta davvero.

Una piattaforma, tanti modi per usarla al meglio

Una delle frustrazioni più comuni tra i team Finance è dover usare cinque strumenti diversi per gestire cinque processi che dovrebbero stare nello stesso flusso.

Un tool per monitorare gli abbonamenti, uno per gestire le approvazioni, uno per i budget, uno per i pagamenti, e infine uno per la contabilità.

Con WithLess, tutto questo vive in un’unica piattaforma.

Ogni funzione è parte di un ecosistema integrato che si adatta al modo in cui l’azienda spende, approva e pianifica.

Gestione abbonamenti

Gestisci l’intero ciclo delle sottoscrizioni in un unico flusso: dal rilevamento automatico dei tool usati, alla creazione di contratti e budget per vendor, fino ai pagamenti ricorrenti con carte virtuali dedicate.

WithLess raccoglie le fatture, le riconcilia con l’ERP e segnala rinnovi e sprechi prima che diventino un problema.

Gestione del budget

Con WithLess crei budget per team, commesse o fornitori e li colleghi direttamente al processo di approvazione.

Ogni spesa viene verificata in automatico rispetto al budget disponibile, con alert intelligenti se si sfiora il limite. I dati sono sempre aggiornati, così puoi decidere con lucidità – prima che i numeri sfuggano di mano.

Gestione spese aziendali

Gestisci in modo smart tutte le spese operative non ricorrenti: trasferte, forniture, piccoli acquisti.

WithLess assegna carte fisiche e virtuali a chi deve fare la spesa, collega ogni transazione a un budget, automatizza le approvazioni e categorizza le spese in tempo reale.

Finance ha controllo totale, senza togliere agilità agli altri team.

Automazione contabile

WithLess automatizza la registrazione contabile: ogni fattura viene abbinata alla spesa, al budget e all’approvazione corrispondente, poi sincronizzata direttamente con l’ERP.

Niente più riconciliazioni manuali, dati doppi o documenti persi. Il Finance lavora con numeri allineati, sempre pronti per la chiusura mensile.

Procurement

Gestisci tutto il processo di acquisto da un’unica piattaforma: richiesta, approvazione, ordine, ricezione e pagamento.

Con WithLess ogni step è tracciato, ogni fornitore ha un owner, ogni spesa è verificata a monte.

Le policy si applicano in automatico, così i team lavorano veloci e Finance resta in controllo.

Pensato per chi fa Finance, utile per tutti

WithLess è nata per i team Finance, ma il suo impatto si sente in tutta l’organizzazione.

Per chi lavora con i numeri, significa visibilità in tempo reale sulla spesa, controllo pieno su pagamenti e approvazioni, e la fine di attività manuali che rubano tempo e lucidità.

Ma i benefici non si fermano a Finance.

• Per IT, significa avere finalmente una mappa chiara dei tool usati, dei fornitori attivi e delle policy applicate, tutto in un unico punto.
• Per Procurement, vuol dire poter definire regole di spesa che si applicano da sole, ottimizzare il sourcing e dire addio a richieste perse tra email e fogli.
• Per i manager, è sapere quanto possono spendere – e quando – senza doverlo chiedere ogni volta a Finance.

Con WithLess, tutti lavorano meglio perché ognuno ha le informazioni che gli servono, nel momento in cui servono.

È questo che succede quando il controllo non è centralizzato, ma condiviso.

I risultati di chi usa WithLess

WithLess porta già risultati concreti alle aziende che vogliono più visibilità, meno sprechi e più tempo per ciò che conta. Questi i risultati di Smartness:

• €50.000 risparmiati in un anno eliminando sottoscrizioni dimenticate.
• 150+ contratti gestiti in un’unica piattaforma, senza tool paralleli.
• 16 ore al mese recuperate togliendo lavoro manuale ai team Finance.

Leggi il case study completo →

Provalo oggi e inizia a controllare la spesa, prima che sia lei a controllare te

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Più potente, più completo, più adatto a chi vuole davvero tenere la spesa sotto controllo – senza appesantire i processi, senza complicare la vita ai team.

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Perché la verità è semplice: se non controlli tu la spesa, la spesa controllerà te.